2009年1月，我所在的公司通過競(jìng)標(biāo)成功獲得某高校新建園區(qū)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)之校園一卡通系統(tǒng)設(shè)計(jì)項(xiàng)目。我作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的組織規(guī)劃，實(shí)施與管理。項(xiàng)目周期為3個(gè)月，本文以該項(xiàng)目為例，結(jié)合作者實(shí)踐，探討了項(xiàng)目管理的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，通過實(shí)踐，對(duì)項(xiàng)目整體管理有了更深刻的認(rèn)識(shí)，1、前期工作很重要，需要與各方進(jìn)行充分溝通，明確接口，需要制定切實(shí)可行的計(jì)劃；2、項(xiàng)目管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的工作，不要僵硬化，應(yīng)保障信息共享，及時(shí)根據(jù)情況變化進(jìn)行計(jì)劃調(diào)整；3、在項(xiàng)目管理中，特別是牽涉部門比較多時(shí)，應(yīng)采用各種方式保證良好的溝通、協(xié)調(diào)，保證進(jìn)度。
通過以上方法及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的努力，該系統(tǒng)在2009年3月下旬交付，提前1周完成。目前已在該高校投入使用，運(yùn)行狀況良好，受到該校發(fā)起人的一致好評(píng)。
[正文]
2008年某校由A省教育批準(zhǔn)，由高中轉(zhuǎn)型高職院校，通過市政批準(zhǔn)，在某地新建高校園區(qū)。2008年底通過公開招標(biāo)，我公司順利取得該高校信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目，并由我所在的項(xiàng)目組承擔(dān)該項(xiàng)目的校園一卡通系統(tǒng)設(shè)計(jì)。在該項(xiàng)目中我作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織規(guī)劃，實(shí)施與管理。
該系統(tǒng)功能主要圍繞一卡實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)部的“吃、住、行”，方便在校上千學(xué)生每天的日?；顒?dòng)，降低人工操作，實(shí)現(xiàn)雙方雙贏。（1）吃：主要解決在校教師和學(xué)生通過食堂刷卡機(jī)進(jìn)行日常的存款、消費(fèi)，并具有良好的擴(kuò)展性，日后可以很方便的讓申請(qǐng)校園入駐的超市，生活小區(qū)域進(jìn)行合作。（2）?。簩W(xué)生出入公寓必須攜帶一卡通，通過設(shè)立安檢門射區(qū)，提示未帶一卡通的人員進(jìn)入公寓，很好的防止非本校學(xué)生的進(jìn)入。并能夠通過終端監(jiān)視，羅列出半夜未進(jìn)入公寓的學(xué)生名單，方便公寓管理員掌握信息，快速排查，掌握學(xué)生去向。（3）行：學(xué)生通過一卡通可以自由出入圖書館、閱覽室、電子互聯(lián)區(qū)，方便查閱資料，借還書籍，上網(wǎng)沖浪。
[溝通]
在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目經(jīng)理85%的時(shí)間花在溝通管理上，在項(xiàng)目管理中扮演著主持協(xié)調(diào)者，調(diào)解員，聆聽者，解釋者等諸多角色，因此良好的溝通管理是項(xiàng)目成功的必要條件。
在該項(xiàng)目中我運(yùn)用microsoft project作為輔導(dǎo)工具，并通過靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)，發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用聆聽和反饋，開展高效的項(xiàng)目會(huì)議等方法和策略進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理。
1． 靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目組成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)。

溝通的方式有很多，比如：電話溝通，電子郵件溝通，經(jīng)理信息系統(tǒng)溝通，但是只有靈活運(yùn)用才會(huì)收到良好的效果。在本項(xiàng)目中，項(xiàng)目正式啟動(dòng)后，我就把團(tuán)隊(duì)成員召集在一起，進(jìn)行了面對(duì)面的溝通，讓他們認(rèn)識(shí)到任務(wù)的艱巨，同時(shí)也讓他們樹立完成目標(biāo)的決心和勇氣。平時(shí)，我會(huì)定期地到項(xiàng)目成員的當(dāng)?shù)刈∷M(jìn)行私人探訪，與他們進(jìn)行一些隨意的交談，了解他們的需求，并探討下他們?cè)诠ぷ髦杏龅降膯栴}，征集一些觀點(diǎn)和看法。每周我們都會(huì)進(jìn)行一次進(jìn)度評(píng)審，在每個(gè)里程碑，我們都會(huì)舉行一次正式的小組會(huì)議，對(duì)之前的工作情況確認(rèn)和總結(jié)。我還專門為項(xiàng)目組搭建了一個(gè)開放式論壇，讓大家可以在BBS上暢所欲言，共同討論。
會(huì)議上要求他們大膽地反映實(shí)際問題，積極參與項(xiàng)目的決策與管理，多提建議和意見，并能夠隨時(shí)將意見發(fā)至我的郵箱。我每天上班時(shí)都先認(rèn)真閱讀來(lái)信，并進(jìn)行處理，從來(lái)信中，我收集到了許多對(duì)決策有用的信息，為了激勵(lì)成員的熱情，我決定，凡是被采納的建議，給予鼓勵(lì)，提出帶有普遍性問題的來(lái)信，我都會(huì)給予答復(fù)。
2． 發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽和反饋。
在與項(xiàng)目成員溝通的過程中，從不隨意打斷對(duì)方說(shuō)話。如果對(duì)方的話很有道理，我會(huì)給予適度贊美。在整個(gè)過程中，我都會(huì)心平氣和的與對(duì)方講話。當(dāng)遇到問題時(shí)，我會(huì)用不同的方案去解決。如果對(duì)方聽不明白，我就會(huì)舉一些淺顯的例子讓他盡量明白我所說(shuō)的話。在氣氛緊張的時(shí)候，我會(huì)用幽默的話語(yǔ)來(lái)緩解氣氛，也就是所謂的能聽話，能贊美，能心平氣和，能變通，能清楚，能幽默。在進(jìn)行溝通時(shí)，我還特別注意培養(yǎng)自己的傾聽素質(zhì)，比如呈現(xiàn)給恰當(dāng)肯定的面部表情，避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動(dòng)作，呈現(xiàn)出自然放開的姿態(tài)。當(dāng)然，適當(dāng)?shù)牡胤答佉彩欠浅Ｖ匾?，我盡量多問少講，因?yàn)轫?xiàng)目成員往往比我更清楚本職工作中存在的問題。所以，要多問問題，引導(dǎo)他們自己去思考和解決，我只對(duì)他們的工作進(jìn)展作出評(píng)價(jià)，溝通的重心放在“我們”，在溝通中盡量多使用“我們”少用“你”。同時(shí)我會(huì)把握良機(jī)，在適當(dāng)時(shí)候進(jìn)行反饋，黨成員出色地完成了一件事我會(huì)給予及時(shí)的表?yè)P(yáng)和激勵(lì);當(dāng)成員犯了錯(cuò)誤，我會(huì)等他冷靜之后再作反饋;在進(jìn)行批評(píng)時(shí)，也堅(jiān)決不用“沒能力”，“失信”等評(píng)價(jià)性語(yǔ)言。我特別注意反饋談訪的內(nèi)容與書面考評(píng)意見的一致，不避重就輕，因?yàn)檫@樣會(huì)帶來(lái)不好的效果。
3． 召開高效的項(xiàng)目會(huì)議。
項(xiàng)目會(huì)議是項(xiàng)目經(jīng)理溝通項(xiàng)目信息，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，制定項(xiàng)目計(jì)劃，形成項(xiàng)目決策，解決項(xiàng)目沖突，確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利進(jìn)行的有效手段。在本項(xiàng)目中，啟動(dòng)階段我們召開了項(xiàng)目啟動(dòng)動(dòng)員大會(huì)，由該項(xiàng)目當(dāng)事人雙方參與，主要目的是為了士氣，統(tǒng)一思想，明確目標(biāo)，每周我們會(huì)舉行一次項(xiàng)目例會(huì)，由項(xiàng)目組成員全體參與，主要是檢查項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況，發(fā)現(xiàn)偏差，并制定和落實(shí)糾偏措施。每日會(huì)舉行一次項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議，主要目的是總結(jié)上階段工作，布置下階段任務(wù)，在該項(xiàng)目結(jié)束后，我們召開項(xiàng)目總結(jié)大會(huì)，發(fā)起人老總，各部門經(jīng)理，項(xiàng)目組全體成員都參與，主要目的是為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，檢討教訓(xùn)，論功行賞，項(xiàng)目運(yùn)行一段時(shí)間后，我們還召開了后評(píng)價(jià)會(huì)議。由很多專家參與，主要是學(xué)習(xí)和反饋，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，在開會(huì)之前，我們都確定了會(huì)議的日程，議題，參與人，地點(diǎn)等。并提前通知與會(huì)者。同時(shí)控制會(huì)議的規(guī)模。僅邀請(qǐng)必需人員參加，并要求按時(shí)開會(huì)，按時(shí)結(jié)束，制定防止開會(huì)遲到，早退的制度。在會(huì)議上不允許討論與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的話題，在會(huì)議也要聽取不同的觀點(diǎn)和意見。

該項(xiàng)目歷時(shí)2個(gè)多月，提前1周完成，在整體運(yùn)行中達(dá)到計(jì)劃要求，為高校師生改善了日常生活信息化，實(shí)現(xiàn)了多贏的結(jié)果。同時(shí)也鍛煉了我的項(xiàng)目管理能力，對(duì)項(xiàng)目整體管理有了更深刻的認(rèn)識(shí)：項(xiàng)目管理前期工作很重要，需要制定切實(shí)可行的計(jì)劃，需要充分溝通，明確接口；應(yīng)對(duì)項(xiàng)目管理有是一項(xiàng)系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的工作的認(rèn)識(shí)，不要僵硬化，應(yīng)保障信息共享，及時(shí)根據(jù)情況變化進(jìn)行調(diào)整；在項(xiàng)目管理中，特別是牽涉部門比較多時(shí)，應(yīng)采用各種方式保證良好的溝通、協(xié)調(diào)。